企业财务档案管理规章制度总结

1、企业财务档案管理规章制度总结 为了加强企业财务档案,要做到档案管理化,从而逐渐提高财务档案管理质量,建立和完善会计档案的收集、保管、销毁管理制度。下面爱汇的企业财务档案管理规章制度，供你参考。 1、适用范围 *。 2、管理职责 2.1 综合部和财务部共同负责财务档案工作的指导、督查和检 查。 财务档案的具体管理工作由财务部负责，由专人兼管，保管地点 应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件; 2.2 财务部必须建立财务档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁 等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁 损、散失和泄密。 3、财务档案归档范围 3.1 会计凭证类，主要包括外来和

2、自制的各种原始凭证、记账凭 证、汇总凭证、银行存款对账单及余额调节表和其他会计凭证等; 3.2 会计账簿类，主要包括总账、银行日记账、现金日记账、明 细账、多栏账、辅助账等; 3.3 财务会计报告类，主要包括月度、季度、半年度、年度会计 报告及相关附表、附注和文字分析材料等; 3.4 税务类，主要包括月度纳税申报表、季度纳税申报表、年度 纳税申报表、费(金)申报表、年度建筑营业税结算记录、纳税评估 报告等; 3.5 统计类，主要包括 应商往来表等; 3.6 其他类，主要包括会计清册、会计档案保管清册、会计 本钱分析表、招待费用统计表、供 档案销毁清册、 、 预决算书等其他应当保存的会计核算专业

3、资料。 4、会计档案的 4.1 会计凭证类， 根据凭证的多少， 分散装订， 做到整齐、 牢固、 美观，装订封面内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起 止日期、册数、凭证起止号、张数、装订日期、会计主管签章、装订 人签章、全宗号、目录号、保管期限等，装订封口处应加盖装订人印 章; 4.2 会计账簿类，各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年度使 用的账簿外，其他均需妥善保管，会计账簿用巩固耐磨的纸张做 封面、封底，装订成册，装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折 角、掉页现象，封面内容要填写齐全，包括：单位名称、账簿类别、 账簿册数、账簿页数、会计年度、起止日期、全宗号、目录号、案卷 号、单

4、位负责人签章、财务负责人签章等; 4.3 会计报表类，会计报表编制完成并按时报送后，留存报表年 度终了统一归档保管; 4.4 统计类，按年度装订成册，并填写封面内容。 5、财务档案的归档保管 5.1 财务档案管理人员负责财务档案的、 立卷、 保管、 调阅、 销毁等一系列工作; 5.2 机构变动或人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编 制财务档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 6、财务档案的借阅使用 6.1 凡需借财务档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后， 方可办理调阅手续; 6.2 借阅财务档案的人员， 不得在案卷中标画， 不得拆散原卷册， 更不得抽换; 6.3 借阅

5、财务档案的人员， 不得将财务档案携带出外， 特殊情况， 须经单位领导批准，需要复制财务档案的，须经财务负责人或单位领 导批准前方可复制。 7、财务档案保管期限会计档案保管期限表 序号 一 1 2 二 4 5 6 8 三 9 10 四 11 12 13 14 15 档案名称 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 会计账簿类 总账 明细账 日记账 辅助账簿 财务报告类 月、季度财务报告 年度财务报告(决算) 其他类 会计移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 银行余额调节表 银行对账单 15 年 永久 永久 5年 5年 3年 永久 15 年 15 年 15 年 15 年 包括各级主管部门汇总财务报

6、告 包括文字分析 包括文字分析 现金和银行存款日记账保管 25 年 包括日记总账 15 年 15 年 保管期限 备注8、财务档案的销毁 8.1 财务档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单， 汇同财务部门共同鉴定后，编制财务档案销毁清册，报经主管经理和 上级主管部门批注后，方可销毁。 对其中未了结的债权、债务的原始 凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门包管道结清债权、债务时 为止; 8.2 按规定销毁会计档案时， 应由档案部门和财务部共同派人监 销，监销人在销毁财务档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁 清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。 1、农村合作经济组织的财务

7、档案，由农村会计效劳中心统一建立 档案，统一购置档案柜，统一管理标准，统一归档保存。 2、农村会计效劳中心指定一名熟悉档案管理的工作人员专职或兼职 档案管理工作。 其职责是搞好财务档案资料的收集、立卷、归 档、保管、查阅、登记。 做到分门别类、完整无缺、存放有序、方便 查找。 3、 财务档案管理的主要内容： (1) 各种财务报表包括月季年度报表、 科目余额表、收支明细表、资产负债表和收益分配表等;(2)各项 收支方案及收益分配方案;(3)各种承包合同、经济合同;(4)各 种会计凭证、会计帐簿、会计人员交接清单、会计档案销毁清单等; (5)农村财务人员、民主理财小组成员档案;(6)其他涉及农村财

8、 务方面的资料、报告、总结、证明等。 4、严格档案查阅手续。 除业务主管部门、执法机关履行公务需要查 阅档案之外，其他单位和个人凡要求查阅会计档案的，须经会计效劳 中心主要负责人同意前方可进行，并将查阅情况书面记录。 5、财务档案保管期限，按档案类别分别确定为永久、长期、短期三 个层次，不得擅自缩短，更不得随意销毁。 保管期满需销毁的，应编 制销毁清单，报镇财务管理领导小组办公室批准，并派人监销。 一、 为了加强会计档案管理，保证会计档案的平安、完整，根据中华人民共和国会计 法中华人民共和国档案法及会计档案管理方法的规定，结合本公司的实际情 、 况，制定本制度。 二、 本制度适用于公司档案部门

9、和财务部门的会计档案管理工作。 第二章 会计档案管理部门及人员 一、档案部门和财务部共同负责会计档案管理工作的开展和协调。 二、公司档案部门和财务部指定专门人员作为会计档案员负责会计档案的保管工作。 档案员 应具备爱岗敬业、认真负责、耐心细致、熟悉相关法律法规、持有会计从业资格证 等条件。 三、按照不相容岗位别离的原那么，出纳员不得兼任会计档案员。 第三章 会计档案归档的范围 一、会计凭证 (一) 原始凭证 1、 自制原始凭证 (1) 一次凭证。 如入库单、出料单、支付申请单等; (2) 累计凭证。 如限额领料单等; (3) 汇总原始凭证。 如发料凭证汇总表、收料凭证汇总表、现金收入汇总表等;

10、 (4) 记账编制凭证。 如购货发票、收据等。 (二) 记账凭证 二、会计账簿。 包括总账、明细账、日记账、各种辅助账等。 三、财务会计报告。 包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表(新的会计 准那么要求在年报中披露) 、附表及会计报表附注和财务情况说明书。 四、其它会计核算资料。 凡与会计核算机密相关的， 由会计部门负责办理的有参考价值的数 据资料。 如：经济合同、银海余额调节表、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核 定资金定额的数据资料、 会计档案移交清册、 会计档案保管清册、 会计档案销毁清册等。 实行会计点算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、 程序文件及其他会计核算资料

11、均应 视同会计档案一并管理。 第四章 会计档案的和装订 一、 会计档案的立卷。 会计年度终了后，对会计资料进行立卷。 会计档案的整 理一般采用“三统一”的方法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并 分门别类按各卷顺序编号。 (一) 分类标准统一 一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。 (二) 档案形成统一 案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一 (三) 管理要求统一 建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立 卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 (四) 会计档案的装订。 会计档案的装订主要包括会计凭证、

12、会计账簿、会计报表和其他 文字资料的装订。 1、 会计凭证的装订 一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 (1) 会计凭证装订前的准备工作 a. 分类，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全; b. 按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数; c. 摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针) ，对大的张页或附件要折叠成通记 账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整; d. 检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现却号要查明原因。 再检查附件有否漏 缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全; e. 记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、

13、制单等)的印章是否齐全。 (2) 会计凭证装订时的要求： a. 用“三针引线法”装订，装订凭证应该使用棉线，在左上角打上三个针眼，实行三眼一 线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占的部位，使记 账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于时候查阅; b. 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证; c. 装订凭证厚度一般 1.5 厘米，方可保证装订牢固，美观大方。 (3) 会计凭证装订后的考前须知。 a. 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章; b. 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证

14、种类编号，以便于调阅。 2、 会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时立卷。 根本要求是： (1) 账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，帐页数是否齐 全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按 页数顺序排列的帐页、会计账簿装订封底的顺序装订。 (2) 活页账簿装订的要求： a. 保存已使用过的帐页，将帐页数填写齐全，去除空白页和撤掉帐页夹，用质好的牛皮纸 做封面、封底，装订成册。 b. 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类帐 页装订在一起。 c. 在本账的封面上填写好账

15、目的种类，编号卷号，会计主管人员和装订人员(经办人)签 章。 (3) 账簿装订后的其他要求： a. 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。 b. 会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。 c. 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为 总账、现金日记账、银海存(借)款日记账、分户明细账。 d. 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明 细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 3、 会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后， 留存的报表按月装订成册谨防丧失。 小公司可按季装订 成册。 第一，会计

16、报表装订前要按编报目录核对是否齐全，报表页数，上边和左边对齐 压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订;第二，跨级报表装订顺序为：会 计报表封面、会计报表编制说明书、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的 封底;第三，按保管期限编制卷号。 第五章 会计档案的移交 财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按以下程序进行： (一) 开列清册，填写会计档案移交单 (二) 在账簿使用日期栏填写移交日期 (三) 交接人员按移交清册和交接清单工程核查无误后签章。 第六章 会计档案的归档保管 一、 公司档案部门和财务部专门指定档案室或档案柜存放会计档案。 保管地点应具备完善的 防

17、潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。 当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满后移交档案部门保管。 二、会计档案的保管要求 (一) 会计档案室应选择在枯燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防 火器材; (二) 采用透明塑料薄膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞; (三) 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀; (四) 会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止 潮湿; (五) 设置保管清册(附表 5) ，严防毁坏损失、散失和泄密; (六) 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等平安措施。 会计档案保管专员

18、负责全部会 计档案的、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 三、机构变动或档案管理专员调动时， 应办理交接手续， 由原管理人员编制会计档案移交清 册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接受。 四、会计档案的保管期限 按其特点可分为永久性和定期性两类。 但凡在立档单位会计核算中形成的， 记述和反映 会计核算的， 对工作总结、 查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案， 应永久保存。 定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 种。 会计档案的保管期限，从会计年 度终了后的第一天算起，如：1996 年年度终了日为 12 月 5 日，保管期限按 1997 年元月 1 日开始

19、计算。 为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的 保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不错。 第七章 会计档案的借阅使用 一、会计档案为本单位提供利用，原那么上不得借出，有特殊需要须经总经理、财务负责人批 准。 二、 外部借阅会计档案时， 应持有单位正式介绍信、 经总经理、 财务总监或财务经理批准后， 方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时，应填写会计档案借阅申请表 。 经会 计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。 档案库管员应登记档案借阅登记表 ， 将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。 三、借阅会计档案人员不得在案卷中乱

20、画、标记，拆散员卷册，也不得涂改抽换、携带外出 或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准前方能携带外出或复制原件) 。 四、借出的会计档案，会计档案管理专员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。 第八章 会计档案的销毁 一、会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同编写档案销毁申 请表 ，提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。 二、机关、团体、事业单位和非国有公司会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁;国 有公司经公司领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。 三、会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由 档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。 四、销毁会计档案时前，应按会计档案销毁清册所列的工程逐一清查核对;各单位销毁会计 档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销; 各级主管部门销毁会计档案时， 应由同级财 政部门、审计部门派员参加监销;财务部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员参加监 销;会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示 负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。 第九章 附那么 一、本制度由财务部附那么解释和修订。